Финансовый архив
Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, быстрый поиск документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.
- в 15 раз сокращаются потери документов за счет их централизованного хранения;
- в 7-12 раз быстрее подготовка к проверке контролирующими органами;
- в 7-20 раз увеличивается скорость поиска документов.
Проблема
|
|
Решение
|
- Затраты на хранение бумажных документов составляют значительную часть бюджета компании;
- Сложно контролировать факт отправки, получения и возврата документов;
- Сроки представления отчетности контролирующим органам срываются из-за трудоемкого поиска документов в архиве;
- Трудно вести параллельно бумажный и электронный архив. Может быть путаница с каналом доставки документов и местом их хранения.
|
|
Внедрить электронный финансовый архив Directum RX, чтобы:
- Централизованно хранить электронные и отсканированные бумажные документы;
- Сократить время на обработку документов благодаря встроенным интеллектуальным сервисам (при выборе поставки системы Directum RX Intelligence);
- Поддерживать неизменность и юридическую значимость документов, подписанных электронной подписью;
- Ускорить представление документов в контролирующие органы за счет удобной фильтрации и выгрузки экземпляров с подписями обеих сторон;
- Облегчить хранение и поиск документов благодаря их связыванию в единый комплект.
|
Возможности решения
Единое хранилище электронных и бумажных документов
В финансовый архив Directum RX заносятся:
- документы, которые контрагент прислал через сервис обмена;
- исходящие финансово-хозяйственные документы, которые загружаются в финархив Directum RX после формирования их в учетной системе;
- договорные документы, которые поступили от контрагентов, созданы в Directum RX или синхронизировались из учетной системы;
- скан-копии бумажных документов, полученные от контрагентов.
Контроль полноты архива
В решении предусмотрены специальные списки для отслеживания подписания документов. С их помощью сотрудники быстро находят экземпляры, у которых отсутствуют скан-копии и по которым ожидается подписание.
Если в списке «Ожидают подписания» есть документы, ответственный отслеживает их согласование. Например, звонит контрагентам или организует подписание в компании. А если документы находятся в списке «Отсутствуют скан-копии», то ответственный за финансовый архив может отправить сотрудникам задачи на занесение отсканированных экземпляров.
Удобный поиск по архиву
Если документы хранятся в бумажном виде, на их поиск зачастую тратятся часы, а иногда дни. В финансовом архиве Directum RX сотрудники оперативно находят документы и формируют комплекты по заданным критериям: тип документа, контрагент, период и т.д., например, для сверок с поставщиками.
Быстрая подготовка к налоговым проверкам
В Directum RX сотрудники оперативно собирают документы для представления в контролирующие органы. Доступна как выборочная, так и массовая выгрузка документов. Например, для массовой выгрузки можно привязывать все первичные учетные документы к соответствующему договору. Чтобы экспортировать документы, достаточно задать критерии и в два клика выгрузить все данные в нужном формате. Дополнительно скачивается отчет с результатами.