Совещания

Удобная организация деловых встреч и заседаний: формирование повестки, ведение протоколов. Автоматическая рассылка поручений по принятым решениям:

• На 30-40% повышается эффективность совещаний;
• в 2-3 раза ускоряется согласование протокола;
• На 45-75% сокращается число невыполненных поручений.

Возможности решения

• Подготовка совещания

Для организации встречи сотрудник создает карточку совещания в Directum RX. Из нее вся информация автоматически переносится в повестку: время, длительность, место проведения, список участников. К карточке совещания привязываются повестка, протокол и другие документы, благодаря этому все сведения всегда у вас под рукой.

Из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook и отправить приглашения всем участникам. Во встрече автоматически заполняются поля и добавляются ссылки на документы по совещанию. 

• Оформление результата совещания

Протокол встречи создается так же быстро, как и повестка: часть данных заполняется автоматически, ответственному сотруднику остается указать принятые решения. Поручения можно отправить в работу за пару кликов: система сама формирует их из протокола, а сотрудник только проверяет их и отправляет на исполнение.

• Контроль работ по совещанию

Как правило, один сотрудник отвечает сразу за несколько совещаний и по каждому проверяет исполнение решений. В Directum RX исполнение решений легко контролировать: 

• в реестре совещаний можно быстро посмотреть текущее состояние выданных работ;
• благодаря списку протоколов можно найти все протоколы совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также протоколы, где вы или ваши подчинённые указаны исполнителем работ;
• с помощью отчета удобно контролировать сроки исполнения решений по совещаниям за выбранный период;
• на вкладке «Поручения» в карточке совещания можно отслеживать исполнение поручений, созданных по протоколу.